TaliaContract, KVK mevzuatının getirdiği düzenlemelerden ötürü bir ihtiyaç olarak karşımıza çıkan ve her türlü gerçek kişi ile sözleşme imzalanabilecek bir dijital platformdur. Açık rıza almak, bilgilendirme yapmak ya da sözleşme imzalamak ve bunu ispatlamak gerekiyorsa TaliaContract bunun için kullanılabilecek geniş kapsamlı bir çözümdür.
Talia Contract’nın temel çalışma mantığı şu şekildedir:
Sözleşme oluşturulur, oluşturulan sözleşme imzalaması gereken gruba gönderilir. Grup bir veya birden fazla kişiden oluşabilir. Daha sonra sözleşmeye ulaşan kişi, sözleşmeyi imzalar. Logları tutulan bu işlemlere zaman damgasının vurulması ile süreç tamamlanır.
Kağıt ortamındaki sözleşmelerin dijital bir ortama taşınmasına olanak sağlayan Talia Contract iki ana rolden oluşmaktadır. Birincisi yönetici rolü, ikincisi ise kullanıcı rolüdür.
Yönetici, diğer yöneticileri tanımlar, sözleşmenin gönderileceği grupları oluşturur, gerçek kişileri de oluşturarak bu gruplara oluşturulan kişileri atar.
Kullanıcı, kendisine atanan sözleşmeleri SMS veya e-posta yoluyla alarak imzalar.
Yönetim Paneli
Talia Contract yönetici arayüzü aşağıdaki gibidir:
Yöneticikullanıcı bilgileriyle yönetici paneline giriş yapar. Giriş yaptığında aşağıdaki ekranla karşılaşır.
Sol tarafta da görülebileceği gibi Yöneticiler, Ayarlar, Gruplar, Kişiler, Sözleşmeler ve Sözleşme Doğrulama sekmeleri bulunmaktadır.
Yönetici sekmesi aşağıdaki görseldeki gibidir. Yönetici bu ekranda diğer yöneticileri oluşturabilir. Oluşturdukları yöneticilerin bilgilerini güncelleyebilir veya yöneticileri silebilir. Yöneticiler, başka yöneticilerin oluşturduğu kullanıcıları göremez ancak halihazırda başka yönetici tarafından tanımlamış bir kullanıcıyı tekrar oluşturamaz. Eklenmiş olan kullanıcıları tekrar oluşturmak isterlerse eklenmiş kişilerden bilgileri eşleşenler, yöneticinin ekleyebileceği seçenekler olarak karşısına çıkar.
Ayarlar sekmesinde kullanıcıların karşılaşacağı ekranlarla ilgili ayarlamalar yönetici tarafından yapılır. Logolar, kullanıcıya iletilecek e-posta ve SMS metinleri belirlenir.
Yönetici, aşağıdaki görselde görünen gruplar sekmesinde kişileri dahil edeceği grupları tanımlar. Gruplar, LDAP entegrasyonu ile Active Directory’de bulunan grupların aktarılmasıyla veya manuel olarak eklenebilir.
Aşağıda sözleşmeleri imzalayacak olan kişilerin oluşturulacağı Kişiler sekmesine ait görsel bulunmaktadır. Kişiler “Ekle” butonu ile manuel olarak eklenebilir, “Import” seçeneği ile excel dosyası ile toplu bir şekilde eklenebilir. AD’de bulunan kullanıcılar zaten eklenmiş durumdadır ancak bu ekranda görülmemektedir. Kişiler oluşturulurken mevcut gruplara atanır veya bu işlem gruplar sekmesinde gruplara eklenecek kişilerin seçilmesiyle yapılır.
Sözleşme oluşturma ekranında kullanıcıların imzalaması için sözleşmeler oluşturulur. Bu sözleşmeler gruplara atanır. Bu ekranda sözleşmeleri imzalaması beklenen kullanıcılar ve sözleşmeyi imzalamış olan kullanıcılar görülebilmektedir. Sözleşmeyi imzalamayan kullanıcılar var ise imzalamaları için hatırlatma maili gönderilebilir. Sözleşmeler, atandıkları grup veya gruplarda bulunan kişilerden herhangi biri tarafından imzalanması halinde silinemez veya güncellenemez.
Sözleşme doğrulama sekmesinde kullanıcının imzaladıklarını söyledikleri sözleşmeler, sistemde kayıtlı sözleşmelerle karşılaştırılır ve doğruluğu veya yanlışlığı tespit edilir.
Yönetici paneli bu şekildedir.
Kullanıcı Paneli
Kullanıcı panelinde kendine sözleşme ataması yapılmış kullanıcı e-posta, SMS veya LDAP ile kullanıcı girişini yapar. E-posta ve SMS kullanıcıları giriş bilgilerini ilgili alana yazdıktan sonra “Şifre Gönder” butonu ile tek kullanımlık parola talep eder. Kullanıcıya e-posta veya SMS yolu ile gelen tek kullanımlık parola kullanılarak sisteme giriş yapılır.
Kullanıcı panele giriş yaptıktan sonra imzalaması beklenen sözleşmenin bulunduğu ekranla karşılaşır. Kullanıcı ekranına girmek üzere SMS veya E-posta ile aldığı tek kullanımlık parolayı burada da kullanarak sözleşmeyi onayladığını belirtir ve onayını yapar.
Kullanıcı onayladığı veya onaylamadığı sözleşmeleri Kullanıcı panelinden görebilir ve sözleşmeleri indirebilir.
Kullanıcıların yapacağı işlemler bu şekildedir
Zaman Damgası İşlemleri
Talia Stamp yapılan sözleşme onaylama işlemlerine zaman damgası vurmaktadır. Sözleşmeyi kullanıcının imzalayıp imzalamadığı ve kullanıcının hangi sözleşmeyi ne zaman imzaladığı gibi bilgilere oluşturulan zip uzantılı dosyadan ulaşılabilir. Aşağıda buna ilişkin görsel bulunmaktadır.
Zaman damgası da atıldıktan sonra tüm işlemler gerçekleştirilmiş olur.
Sonuç
TaliaContract, kurumların kendi personellerinden, ziyaretçilerinden tedarikçilerinden KVKK nedeniyle açık rıza alması gereken durumlarda, rıza sürecini dijital olarak işletilmesini sağlayan ve mahkemelerde delil olarak kullanılabilmesi için işlemin yapıldığı zamanı ve koşulların bilgisini zaman damgası ile damgalayan bir. KVKK ihtiyaçları için ortaya çıkmış olsa da herhangi bir kurumun gerçek kişi olmak kaydıyla müşteriler dahil herkes ile her türlü bilgilendirme ve rıza süreci için kullanabileceği bir yazılıma dönüşmüştür.